¿QUIEN DEBE DEPOSITAR CUENTAS ANUALES?

Sociedades de capital: sociedades anónimas, sociedades limitadas y sociedades comanditarias por acciones.

- Sociedades de garantía recíproca.

- Sucursales de entidades extranjeras, en las que hay que distinguir dos supuestos:

• Legislaciones en las que existe una equivalencia institucional en la formulación de cuentas (típicamente las de países comunitarios); en este caso, las cuentas a depositar son las de la sociedad matriz, que incluyen las relativas a la actividad de la sucursal.

• Legislaciones en las que no existe equivalencia; en este caso, se presentarán las cuentas independientes de la sucursal.

- Entidades de Crédito y de Seguros, fondos de inversión, fondos de pensiones, cajas de ahorros, mutualidades, etc.

- Uniones Temporales de Empresas.

- Las fundaciones, asociaciones y cualesquiera otras entidades que, sin tener la condición legal de empresario, estén obligadas a ello, de conformidad con la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de fecha 26 de junio de 1996 (B.O.E. nº 165 de 9 de julio de 1996).

PRESENTACION DE CUENTAS ANUALES EN EL REGISTRO

1.- Presentación telemática

Para la presentación telemática se requiere:

1) Registrarse como usuario-abonado del servicio de consulta en Internet del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España a través de su página web.-

2) Ser titular de la firma electrónica del Colegio Nacional de Registradores, o bien, de alguna de las siguientes, también autorizadas para la presentación:

• FNMT
• CatCert
• DNIe
• Consejo General de la Abogacía
• SCR
• ANCERT
• FirmaProfesional

3) Desde la página web del Colegio de Registradores https://www.registradores.org/descargas y dependiendo del ejercicio al que correspondan las cuentas anuales a depositar, se podrán descargar e instalar los distintos programas D2 con los que podrá elaborar el/los fichero/s de las cuentas anuales correspondientes a cualquiera de los ejercicios que se pretendan presentar.

La elaboración de los citados ficheros también pueden realizarse a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad.

4) Las presentaciones telemáticas de cuentas anuales pueden hacerse completas o mixtas, y a través del portal de presentación de la citada página web del colegio de registradores:

a) Presentación completa.

- Los presentantes de cuentas anuales, con su propia firma electrónica reconocida, podrán enviar el fichero que contenga los documentos de las cuentas anuales, al que se adjuntará escaneada en formato PDF la certificación de la Junta General donde fueron aprobadas dichas cuentas, en la que debe transcribirse la huella digital generada para el fichero presentado, y la cual deberá estar previamente firmada por la/s persona/s con facultad certificante del órgano de administración de la sociedad. (Puede utilizarse para todas las presentaciones en que no sea necesaria la legitimación notarial de las firmas de quienes expiden la certificación, esto es, las expedidas en fecha posterior al 03/10/2011).-

- Los administradores que certifican con su propia firma electrónica reconocida pueden firmar y enviar telematicamente, el fichero que contiene los documentos de las cuentas, así como el de la certificación de la Junta que aprobó las mismas.

b) Presentación mixta. Los presentantes, podrán enviar el fichero que contenga las cuentas anuales y los demás documentos que deban depositarse, y en el plazo máximo de quince días desde dicho envío deberá aportarse al Registro, en soporte papel, al menos, los siguientes documentos:

• La citada certificación relativa a la aprobación de las cuentas anuales presentadas
• La certificación de la huella digital generada por programa D2
• El acuse de recibo de dicha presentación telemática.-

5) Si las cuentas anuales son calificadas con defectos, deberán realizarse reentradas telemáticas de las cuentas anuales presentadas inicialmente por dicho procedimiento, una vez subsanados los defectos encontrados en la primera presentación; debe ser el propio usuario en la página web al hacer el reenvío, quien deberá consignar que se trata de una reentrada, haciendo constar el número de la entrada anterior en el Registro. En estos casos, deben aportarse al Registro los acuses de recibo de todas las entradas que se hayan producido para esas mismas cuentas anuales, y siempre que se traten de presentaciones mixtas.-

6) La notificación de haberse efectuado correctamente el depósito de las cuentas anuales presentadas por esta vía, o bien, la notificación de los defectos observados en las mismas, se hará de forma telemática mediante el envío de un correo electrónico a la dirección consignada por el presentante en el propio fichero.-

Para el soporte de los distintos programas D2, así como para cualquier duda sobre la presentación telemática, deben dirigirse al Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, a través de los teléfonos 902201200 y 902734375, o bien, puede obtener ayuda e información en su página web https://www.registradores.org/descargas. En cuanto a todo ello el Registro Mercantil de Málaga no presta ningún tipo de soporte.-

2.- Presentación física en las oficinas del Registro:

Puede optarse por la presentación en dos soportes distintos:

a) Soporte Digital.

- Desde la página web https://www.registradores.org/descargas, y dependiendo del ejercicio al que correspondan las cuentas anuales a depositar, se podrá descargar e instalar los programas D2 antes indicados con los que podrá elaborar el/los fichero/s de las cuentas anuales correspondientes a cualquiera de los ejercicios que se pretendan presentar.

La elaboración de los citados ficheros también puede realizarse a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad.

Junto al soporte informático que contenga dicho fichero de las cuentas a depositar, deberán presentarse los siguientes documentos:

-Solicitud de presentación generada por el programa D2 , debidamente cumplimentada y que contenga todos los datos del presentante y la cual deberá ser firmada por dicho presentante.

-Certificación de la Junta que aprobó las cuentas anuales que se presentan, y en la que obligatoriamente se deberá especificar la huella digital generada por dicho programa D2 y que se corresponda con la del fichero generado.-

-Certificación de la huella digital generada por dicho programa D2 para el fichero contenido en el soporte informático presentado.-

b) Soporte Papel.

Los impresos normalizados para la presentación de las cuentas anuales, están disponibles en formato PDF en las páginas web del Colegio de Registradores, del Ministerio de Justicia, del Consejo General del Notariado, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y del Banco de España.- https://www.registradores.org/descargas

Quedan exentas de la obligación de presentar dichos documentos en modelos normalizados aquellas sociedades o empresarios que de acuerdo con su legislación específica deban formular sus cuentas con arreglo a sus propios modelos, en este caso, deberá constar en la certificación de aprobación de cuentas el motivo concreto por el que no se utilizan los modelos normalizados.

En ambos casos (soporte digital o papel), para la presentación en el Registro debe utilizarse necesariamente la instancia o solicitud en modelo normalizado y por duplicado publicada con dichos modelos normalizados, debidamente cumplimentada y que contenga todos los datos del presentante y firmada por este.

Para la presentación física en la oficina de este Registro, en cualquiera de dichos soportes, deberá abonarse una provisión de fondos de 70 euros en la caja del Registro, en efectivo metálico en el momento de la presentación, o bien mediante transferecia bancaria, aportando justificante del ingreso.

La presentación puede hacerse en persona en la propia oficina del Registro, o bien a través de servicios de mensajería o por el servicio correos, haciendo constar, en este último caso, en la instancia de forma individual la fecha de la certificación del Servicio de Correos, y la cual deberá contener necesariamente todos los datos del presentante (nombre, domicilio, e-mail, fax, teléfono, etc) para posteriores comunicaciones o envíos.

¿QUE DOCUMENTOS DEBE PRESENTAR EN EL REGISTRO?

Para el depósito de las cuentas anuales de las sociedades que puedan formularlas en los modelos Abreviado y PYME, deben presentar obligatoriamente los siguientes documentos:

• Solicitud de depósito de cuentas en modelo normalizado y por duplicado, y en la que consten todos los datos del presentante, incluido el medio de notificación elegido, preferentemente correo electrónico, o en su defecto fax, e igualmente deberá indicarse un teléfono de contacto.-
• Hoja de datos generales de identificación e información complementaria.-
• Balance
• Cuenta de pérdidas y ganancias
• Memoria
• Declaración medioambiental
• Declaración de identificación del titular real.
• Documento de información sobre acciones o participaciones propias (obligatorio para todas las sociedades, ya sean limitadas o anónimas), en el caso de no haberse realizado durante el ejercicio operación alguna, deberá marcarse la casilla correspondiente de la hoja A1 del modelo normalizado, y será suficiente con presentar sólo esta página
• Certificación de la Junta que aprobó las cuentas anuales y la aplicación del resultado.
• Para los ejercicios anteriores al 2016 también debe presentarse el documento de estado de cambios en el patrimonio neto.

Las sociedades que deban formular sus cuentas de forma normal, de acuerdo con lo establecido en el artículo 257 y siguientes de la Ley de Sociedades de Capital, deberán presentar, además de los documentos antes relacionados, los siguientes:

• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo
• Informe de auditoría
• Informe de gestión
• Certificación acreditativa de que las cuentas que se depositan se corresponden con las auditadas, salvo que dicho extremo conste en la certificación de aprobación de las cuentas.
• Informe sobre información no financiera (sólo en los casos a que se refiere el artículo 262.5 de la ley de sociedades de capital y 49 del código de comercio).

Y en otros casos, además, también deben presentarse:

• Certificación de la huella digital (para las cuentas presentadas en soporte digital)
• Anuncios de convocatoria de la Junta que aprueba las cuentas (para juntas convocadas mediante anuncios publicados en periódicos y BORME)

Las circunstancias que determinan la formulación de las cuentas anuales en el modelo normal, son las establecidas en los artículos 257 y 258 LSC.

Y las circunstancias que determinan la obligatoriedad de auditar las cuentas anuales, son las establecidas por el artículo 263 LSC.

Notas:

1. Para las cuentas anuales del ejercicio 2017  y siguientes debe presentarse obligatoriamente el documento de "Declaración de Identificación del Titular Real" aprobado por la Orden JUS/319/2018 de 21 de marzo, que acompaña a los modelos normalizados de cuentas anuales aprobados por la misma.

2. Para el deposito de las cuentas anuales del ejercicio 2016 y siguientes, debe presentarse debidamente cumplimentadas las hojas numeradas como IDA2 e IDP2 relativas a aplicación de resultados y periodo medio de pago a proveedores, y que forman parte del documento "Datos Generales de Identificación e información complementaria requerida en la legislación española" de los modelos de cuentas anuales abreviadas y pymes respectivamente.

¿ COMO TENGO CONSTANCIA DEL DEPOSITO DE LAS CUENTAS ANUALES ?

En el caso de presentación telemática, se notificará el deposito en la dirección de correo electrónico consignada en el fichero presentado.

En el caso de presentación fisica en las oficinas del Registro, pasados quince días hábiles desde la presentación, deberá personarse en el Registro con el recibo de entrada que le fue entregado al presentar las cuentas, y se le hará entrega de uno de los ejemplares de la solicitud de depósito que se presentó, en el que constará notificación de haberse efectuado el depósito, acompañada de la factura correspondiente.

En caso de presentación por correos o mensajería, le será remitido por correos uno de los ejemplares de la solicitud de depósito presentada, en el que constará notificación de haberse efectuado el depósito, y la factura correspondiente.

¿ Y SI LAS CUENTAS ANUALES PRESENTADAS CONTIENEN ALGUN DEFECTO ?

Para las cuentas anuales presentadas telematicamente, los defectos observados se notificarán por el mismo procedimiento en la dirección de correo electrónico consignada en el fichero presentado.

En el caso de presentación fisica en las oficinas del Registro, pasados quince días hábiles desde su presentación, o una vez se le notifique por parte del Registro, a través del medio elegido, los defectos observados en las cuentas, deberá personarse en el Registro con el recibo de entrada que le fue entregado al presentar las cuentas anuales, para retirar la documentación correspondiente a las mismas, que irá acompañada de una nota de calificación comprensiva de los defectos observados en la calificación, a efectos de proceder a su subsanación.

Si las cuentas se hubiesen presentado por correos o mensajería, le serán remitidas por correos, acompañadas de la nota de calificación comprensiva de los defectos observados en la calificación, a efectos de proceder a su subsanación.-